Privacyverklaring

Processen

Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.

Bezoek kantoor

Doel: Het plannen en ontvangen van bezoek op ons kantoor.

Als u een afspraak bij ons op kantoor plant, dan registreren wij deze in de agenda. Zo kunnen wij de afspraak voorbereiden en u op een juiste wijze ontvangen.

Contractenbeheer

Doel: Het laten ondertekenen van de contracten en Caris licentieovereenkomsten zodat er een overeenkomst tot stand komt.

Bij het aangaan van een overeenkomst heeft u de keuze om deze fysiek te tekenen (uitprinten en per email retourneren) of om via e-signing uw akkoord te geven. Voor e-signing maken wij gebruik van CM Sign. Zij verzorgen het authenticatie-proces.

Voorafgaand aan het tekenen van de overeenkomst zal ISPE in veel gevallen een uittreksel KvK opvragen bij de Kamer van Koophandel. Op die manier kan de tekenbevoegdheid worden aangetoond.

Consultancy

Doel: Het uitvoeren van werkzaamheden bij klanten.

Wanneer u of uw werkgever/opdrachtgever gebruik maakt van onze dienstverlening dan is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u of uw medewerkers/opdrachtnemers te zien krijgen. Dit kunnen allerlei soort persoonsgegevens zijn, maar enkel indien deze noodzakelijk zijn ten behoeve van onze dienstverlening aan onze klant.

Ook bewaren wij eventuele correspondentie en acties, zodat later voor zowel u(w) organisatie als voor ISPE duidelijk is wie wat heeft gedaan, wat er is afgesproken en welke adviezen zijn gegeven.

Debiteurenadministratie

Doel: Het voeren van een debiteurenadministratie, inclusief het innen van vorderingen en het eventueel versturen van aanmaningen.

Voor het voeren van onze debiteurenadministratie verwerken wij diverse gegevens. In bepaalde gevallen kunnen dit persoonsgegevens zijn, bijvoorbeeld wanneer onze klant een natuurlijke persoon is. Veel van deze gegevens dient ISPE op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen voor langere periode te bewaren.

Daarnaast kan het zijn dat ISPE voor het innen van de vordering contact met u opneemt of u aanmaningen stuurt. In dat geval handelen wij op grond van de overeenkomst. Is de betaling voldaan, dan zullen wij deze communicatie nog enige tijd bewaren.

Crediteurenadministratie

Doel: Het voeren van een crediteurenadministratie, met inachtneming van de wettelijke verplichtingen.

Voor het uitvoeren van onze crediteurenadministratie zijn wij wettelijk verplicht diverse gegevens te verwerken. In bepaalde gevallen kunnen dit ook persoonsgegevens zijn; vaak wanneer u als zelfstandige werkzaam bent.

Sommige gegevens verwerken wij om de overeenkomst en daarbij behorende betaling te kunnen uitvoeren. En om met u hierover te communiceren. Of omdat wij het belangrijk vinden om achteraf aan te kunnen tonen welke afspraken zijn gemaakt.

Solliciteren

Doel: Het aannemen van nieuwe medewerkers

Als je bij ISPE solliciteert, dan vragen we je om een CV te sturen. Beperk je in je CV tot noodzakelijke informatie; wij hoeven niet te weten of je getrouwd bent, welke medische aandoeningen je hebt en zelfs niet hoe je eruit ziet. Werkervaring, competenties en diploma’s is voor ons meer dan voldoende! En een telefoonnummer of e-mailadres is handig om contact op te nemen.

Wij zullen in principe ook niet je social media profielen bekijken of je opzoeken in Google. Indien we aanleiding hebben om dit wel te doen, dan zullen wij dit altijd vooraf melden bij je.

Sollicitanten in portefeuille

Doel: Het bewaren van sollicitaties van kandidaten voor eventuele toekomstige vacatures.

Het is mogelijk dat er in eerste instantie geen match is bij jouw sollicitatieprocedure. In sommige gevallen willen wij je wel op een later tijdstip kunnen benaderen voor een andere vacature. In dat geval vragen wij je of we jouw sollicitatiegegevens langer mogen bewaren.

"Ons team" op de website

Doel: Het tonen van (voor)namen van medewerkers op de website van ISPE met eventueel een foto.

Wij zijn trots op ons team en tonen dat graag aan de buitenwereld. Daarom vermelden we je graag op onze website. We gebruiken alleen jouw voornaam. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk om aan klanten en prospects te tonen welk team er achter de naam "ISPE" schuil gaat.

Een foto plaatsen we alleen met jouw toestemming en je mag hierbij zelf bepalen (binnen de grenzen gesteld door ISPE) welke foto dat is. Op die manier kun je kiezen voor een foto waar jij jezelf prettig bij voelt.

Management informatie

Doel: Het genereren van inzicht in diverse activiteiten van ISPE ten behoeve van het verbeteren van de organisatie en dienstverlening.

ISPE is een lerende organisatie. Hiervoor is soms inzicht benodigd in bestaande data, waaronder persoonsgegevens. ISPE heeft een gerechtvaardigd belang om hieruit management informatie te destilleren. Hierbij zorgen we er natuurlijk wel voor dat de brondata zoveel als mogelijk wordt verwijderd of gepseudonimiseerd.

Om effecten van bijsturing te kunnen zien, is het nodig dat ISPE deze management informatie gedurende langere tijd bewaard.

Algemene communicatie

Doel: Om een normale bedrijfsvoering te kunnen realiseren ontvangen en verzenden wij e-mails en voeren wij telefoongesprekken / online meetings. Dit omvat zowel communicatie met relaties, leveranciers als beoogde relaties (prospects).

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om een normale bedrijfsuitoefening te kunnen voeren.

Prospects

Doel: Het registreren van leads en kansen. En het verstrekken van informatie met het voornemen om een zakelijke relatie aan te gaan.

Op het moment dat er concrete interesse is in de dienstverlening door ISPE, dan verwerken wij onderstaande gegevens. Komen we uiteindelijk tot het besluit om geen zakelijke relatie aan te gaan? Dan verwijderen wij uw gegevens na 6 maanden. Wordt u klant bij ISPE? Dan worden uw gegevens langer bewaard. Zie de relevante informatie verderop in deze privacyverklaring.

Online vragenlijsten

Doel: Het versturen en ontvangen van online vragenlijsten, ten behoeve van de implementatie van AVG en Caris.

We kunnen je vragen om een online vragenlijst in te vullen, bijvoorbeeld wanneer we bezig zijn om voor jouw organisatie AVG in kaart te brengen. Hiervoor gebruiken we onze eigen beveiligde tool O-PIT.

Hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang, namelijk om onze afspraken met jouw organisatie na te komen. Is jouw organisatie geen rechtspersoon en ben je één van de eigenaren, vennoten of maten? Dan is onze grondslag de overeenkomst die we met jou zijn aangegeven. Voor het gebruik van een accountnaam en wachtwoord is ons gerechtvaardigde belang dat wij O-PIT veilig willen houden, zowel voor jou als voor onszelf.

De vragenlijsten bewaren wij 10 jaar, zodat later voor ons beiden duidelijk op basis van welke input wij bepaalde adviezen hebben gegeven.

AVG scans

Doel: Het laten invullen van online AVG scans. Na afloop worden de bevindingen per mail en/of telefonisch (op verzoek) gedeeld.

Via de website kun je een AVG scan aanvragen. Wij voeren die uit door je een online vragenlijst in te laten vullen. Dit gebeurt in onze eigen beveiligde omgeving "O-PIT".

Je kunt eventueel ook je telefoonnummer aan ons verstrekken. Dan nemen we telefonisch contact met je op om de vragenlijst te bespreken. Dit is niet verplicht.

Je accountnaam en wachtwoord verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om O-PIT veilig te houden, zowel voor jou als gebruiker als voor onszelf.

Overige gegevensdeling

Doel: Het delen van gegevens met derden op een manier die en/of voor een doeleinde dat op dit moment niet is voorzien.

Dit algemene proces is van toepassing op het delen van persoonsgegevens met derden voor een doel dat slechts incidenteel is en/of niet is voorzien op het moment van het opstellen van deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden, indien hiervoor een wettelijke verplichting is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een overheidsinstantie op basis van een wettelijke bepaling persoonsgegevens bij ons opvraagt. Maar we kunnen ook persoonsgegevens incidenteel met derden delen als hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld indien er sprake is van een doeleinde dat verenigbaar is met die doeleinden waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld. Of er sprake is van verenigbaarheid zal te allen tijde streng worden beoordeeld.

Is er geen sprake van een verenigbaar doel? Dan mogen wij de persoonsgegevens alleen voor een ander doeleinde met derden delen als daarvoor toestemming is gegeven.

Gebruik Caris

Doel: De AVG-tool Caris ter beschikking stellen aan gebruikers binnen de afgesproken voorwaarden.

Voor een groot deel van het gebruik van Caris is ISPE verwerker. Maar enkele persoonsgegevens gebruiken wij voor onze eigen doeleinden. Deze doeleinden zijn: het kunnen aantonen van kwalitatief hoogwaardige support, het verwijderen van sterk verouderde inactieve gebruikers en het juist kunnen factureren van onze klanten (is o.a. afhankelijk van aantal actieve gebruikers).

Uw IP-adres wordt gelogd, vanuit IT-security oogpunt. Hiermee houden we Caris veilig voor gebruik.

Contactformulier website

Doel: Het ontvangen van vragen of verzoeken via het contactformulier op de website.

Op onze website kunt u met ons contact opnemen via het contactformulier. Om te kunnen reageren hebben wij uw naam en emailadres nodig. Uw telefoonnummer bent u niet verplicht om te verstrekken, maar helpt wel om op de meest passende wijze contact met u op te nemen. Indien u uw emailadres niet wenst te verstrekken, kunt u ons telefonisch benaderen. Ons telefoonnummer staat vermeld op de website.

Caris - release notes

Doel: Het versturen van release notes bij een nieuwe versie van Caris. Op deze manier worden actieve gebruikers geïnformeerd over relevante wijzigingen in de software.

Graag houden wij je op de hoogte van belangrijke wijzigingen en/of nieuwe functionaliteiten in Caris. Hiervoor sturen wij actieve gebruikers een email op het moment dat wij dit noodzakelijk vinden. Ons streven is om niet vaker dan 2x per maand een email te sturen.

Voor deze emails beroepen wij ons op ons gerechtvaardigde belang om Caris-gebruikers te informeren over onze dienstverlening. Het risico bestaat anders dat je belangrijke informatie mist. Dat zou zonde zijn. Uiteraard kun je het ons altijd laten weten als je dergelijke emails liever niet meer ontvangt.

Aanmeldformulier Caris

Doel: Het ontvangen van de relevante informatie van een nieuwe Caris-relatie voor het opstellen van de Caris licentieovereenkomst

Voor het opstellen van de licentieovereenkomst voor Caris hebben wij enkele gegevens nodig. Deze vragen wij bij u op via een online formulier. De door u verstrekte gegevens worden verwerkt in de licentieovereenkomst. Het aanmeldformulier zelf wordt na 6 maanden verwijderd.

Aanvraag demo Caris

Doel: Het aanvragen van een demo van Caris door prospects.

Om te zorgen dat we jouw aanvraag kunnen verwerken en een afspraak met je in kunnen plannen, verwerken wij onderstaande gegevens.

E-learning

Doel: Het toegang verschaffen tot de e-learning en het bijhouden van de voortgang en scores.

ISPE verwerkt slechts uw inlogcode, organisatie en status van de e-learning ("gestart", "afgerond", etc.) om een juiste facturatie te kunnen verzorgen naar uw organisatie.

Ontvangers

Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.

Bij sommige ontvangers vermelden wij geen exacte adresgegevens, maar alleen het land. Dat betreft dan meestal zelfstandigen, waarbij het vestigingsadres hun huisadres is.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage

Wilt u weten welke persoonsgegevens ISPE van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat uw persoonsgegevens bij ISPE onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan ISPE vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als ISPE uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die ISPE digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt ISPE vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft in twee situaties het recht aan ISPE te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt ISPE uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam (waar mogelijk) en wachtwoord, waarop het wachtwoordbeleid van toepassing is
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token (waar mogelijk)
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een aparte, afgeschermde mappen
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert
• Gebruik van VPN wanneer wij buiten ons eigen kantoorpand werken

Organisatorische maatregelen:

• Toegang tot bestanden wordt beperkt via rollen & rechten
• Medewerkers volgen periodiek onze eigen e-learning AVG
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn
• Periodiek wordt "privacy op de werkvloer" intern besproken en geëvalueerd

Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@ispe.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.