Privacyverklaring

Processen

Hieronder vind je de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces kun je zien waarom wij je persoonsgegevens verwerken. In de tabel eronder zie je welke persoonsgegevens wij verwerken. Soms geven wij je persoonsgegevens door of helpen andere partijen ons bij het verwerken van je persoonsgegevens. Je leest in de tabel wie dat zijn.

Evenementen

Doel: Het organiseren van evenementen

Wij verzamelen alleen de minimale gegevens die nodig zijn om je te bereiken en de juiste informatie te kunnen verstrekken waar nodig. Denk hierbij aan wijzigingen in het programma of het verzetten van een evenement vanwege bepaalde omstandigheden.

Nieuwe coaches

Doel: Het aannemen van nieuwe coaches

Klanten

Doel: Relatie met klanten aangaan en beheren

Leads

Doel: Leadgeneratie voor succes en groei van VG

Prospects

Doel: Prospects te converteren tot klanten

Offertes

Doel: Sluiten van een overeenkomst met een (potentiële) klant

Bezoekers aan het hoofdkantoor

Doel: Het plannen en ontvangen van bezoek kantoor VG

Nieuwsbrieven sturen

Doel: Het informeren van relaties over ontwikkelingen/nieuws VG.

Financiële administratie

Doel: Verwerken van inkomende en uitgaande facturen

Monitoring trajecten

Doel: Het toezien op correcte uitvoering van trajecten.

Contactformulier website

Doel: Verwerken van een contactformulier

Ontvangers

Hierboven las je welke andere partijen mogelijk ook jouw persoonsgegevens verwerken. De partijen noemen we ‘ontvangers‘. In de tabel hieronder zie je een totaaloverzicht van deze ontvangers. Ook lees je wat zij doen en wat hun contactgegevens zijn. Zo weet je altijd waar je persoonsgegevens worden verwerkt.

Soms verwerkt een ontvanger jouw gegevens niet in de EU. Dat mag niet zomaar. De AVG verplicht ons dan dat wij hiervoor gebruik maken van bepaalde voorgeschreven maatregelen. Dat doen wij natuurlijk ook. Wanneer dit het geval is, lees je hieronder welke maatregel wij dan treffen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Vitaliteitsgroep is altijd in beweging. Het kan zijn dat dit impact heeft op jouw persoonsgegevens. We kunnen bijvoorbeeld meer persoonsgegevens van je gaan verwerken. Of voor andere doeleinden. Als het nodig is, dan geven wij dat altijd aan. Dat doen we door deze privacyverklaring aan te passen. Wil je weten vanaf wanneer deze privacyverklaring geldt? Kijk dan helemaal bovenin deze verklaring. Daar staat de ingangsdatum.

Jouw rechten

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan heb je bepaalde rechten. Wil je hiervan gebruik maken? Stuur ons dan een bericht. Geef daarin aan welk recht (of welke rechten) je wilt uitoefenen. Onze contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Geef altijd duidelijk aan wie je bent. Zo weten wij zeker dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Het kan zijn dat we je verzoek niet kunnen of mogen uitvoeren. Dat hangt van verschillende zaken af. Dat zullen we je wel altijd laten weten. Wil je meer informatie over jouw rechten? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Normaal gesproken voeren wij jouw verzoek binnen 1 maand uit. Soms duurt dit helaas langer. Je krijgt dan van ons bericht en wij leggen daarin uit waarom we meer tijd nodig hebben.

Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage

Wil je weten welke persoonsgegevens Vitaliteitsgroep van jou verwerkt? Dan kun je een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van jou. Of voor meerdere doeleinden. Misschien wil je inzage in maar een deel van deze verwerkingen. Geef daarom bij je verzoek aan waarin je precies inzage wil hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat jouw persoonsgegevens bij Vitaliteitsgroep onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kun je een aanvullend verzoek doen om je gegevens te laten wijzigen of aanvullen. Je kan om rectificatie vragen als jouw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij jouw gegevens gebruiken op een wijze die volgens jou in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

Je kan ons vragen om je persoonsgegevens te wissen. Maar wij vinden het belangrijk je te melden dat wij waarschijnlijk niet al je gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen je daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

Je kan een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Vitaliteitsgroep jouw gegevens verwerkt, omdat je daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met jou uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die wij digitaal verwerken. Dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie jouw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van jouw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. Je kan ons vragen om het verwerken van je gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

In twee situaties heb je het recht aan Vitaliteitsgroep te vragen je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kan je bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens vanwege jouw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt Vitaliteitsgroep je persoonsgegevens op basis van jouw toestemming? Dan kan je jouw toestemming altijd intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens invoert

Organisatorische maatregelen:

• Toegang tot bestanden en systemen wordt beperkt via rollen en rechten. Dit wordt regelmatig geëvalueerd.
• Werknemers worden geïnstrueerd om sterke wachtwoorden te kiezen en hun scherm te vergrendelen en geen papieren op het bureau te laten liggen.
• Privacy op de werkvloer wordt regelmatig intern besproken en geëvalueerd.

Klacht indienen

Als je een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kan je een e-mail sturen naar avg@vitaliteitsgroep.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met jou.

Daarnaast heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als je vragen hebt of wil weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, dan kan je contact met ons opnemen.