Privacyverklaring
Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG).
Uw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat BEEQUIP allemaal doet met informatie die we over u te weten komen.
De informatie in deze privacyverklaring heeft betrekking op onze Klanten, Leveranciers, Websitebezoekers, Toekomstige klanten, Sollicitant en Brokers.
Deze privacyverklaring is van toepassing op BEEQUIP, bestaande uit de volgende entiteiten: BEEQUIP B.V.
Als u nog vragen hebt of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met BEEQUIP. De contactgegevens vindt u onderaan deze privacyverklaring.
Inhoudsopgave
- Processen
- Kredietwaardigheid (PSD2)
- Calculator website
- Sollicitatie
- Verwerking lease aanvraag
- Nieuwsbrieven (v2)
- Social Media (v2)
- Wwft: klantacceptatie (v2)
- Lease aanvraag
- Debiteurenbeheer
- Ontvangers
- Wijzigingen in deze privacyverklaring
- Uw rechten
- Technische en organisatorische maatregelen
- Klacht indienen
- Contactgegevens
Processen
Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.
Kredietwaardigheid (PSD2)
Doel: Kredietwaardigheidsanalyse van klant aan de hand van banktransacties en/of jaarrekening
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Betalingsgegevens (Historische transacties/saldi) | Toestemming | 7 jaren Na uitvoeren analyse |
AWS, Invers B.V. |
| Kredietrisico (Opinie) | Toestemming | 7 jaren Na uitvoeren analyse |
AWS |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Toestemming | 7 jaren Na uitvoeren analyse |
AWS |
| Zakelijke klantgegevens (KvK-nummer) | Toestemming | 7 jaren Na aflopen van de lease start het bewaartermijn. |
AWS |
Calculator website
Doel: Klanten kunnen een lease prijs berekenen
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Zakelijke klantgegevens (KvK-nummer, Bedrijfsnaam) | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Wanneer een aanvraag is gelukt of gestopt |
AWS |
| Contact (Emailadres) | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Wanneer een aanvraag is gelukt of gestopt |
AWS |
Sollicitatie
Doel: Het aannemen van nieuwe medewerkers
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| NAW (Volledige naam) | Gerechtvaardigd belang | 5 maanden 27 dagen Zodra sollicitatie ontvangen |
Recruitee Recruitment Software, Thomas International |
| NAW (Volledig adres) | Gerechtvaardigd belang | 5 maanden 27 dagen Zodra sollicitatie ontvangen |
Recruitee Recruitment Software |
| Contact (Emailadres, Telefoonnummer - mobiel) | Gerechtvaardigd belang | 5 maanden 27 dagen Zodra sollicitatie ontvangen |
Recruitee Recruitment Software, Thomas International |
| Leeftijd | Gerechtvaardigd belang | 5 maanden 27 dagen Zodra sollicitatie ontvangen |
Recruitee Recruitment Software, Thomas International |
Verwerking lease aanvraag
Doel: Verwerken van de lease aanvraag na HARD-KYC.
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Zakelijke klantgegevens (KvK-nummer) | Wettelijke verplichting | 7 jaren Na aflopen overeenkomst |
AWS |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam, BTW-nummer, UBO (ja/nee), KvK-nummer) | Wettelijke verplichting | 7 jaren Na aflopen van de lease start het bewaartermijn. |
AWS |
| NAW (Volledig adres) | Wettelijke verplichting | 7 jaren Na aflopen overeenkomst |
AWS |
| NAW (Volledige naam, Volledig adres) | Wettelijke verplichting | 7 jaren Na aflopen van de lease start het bewaartermijn. |
AWS |
| Contact | Wettelijke verplichting | 7 jaren Na aflopen van de lease start het bewaartermijn. |
AWS |
Nieuwsbrieven (v2)
Doel: Klanttevredenheid optimaliseren
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Contact (Emailadres) | Algemeen belang | Wanneer een klant zich afmeld van de nieuwsbrief |
Campaign monitor, Salesforce |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Algemeen belang | Wanneer een klant zich afmeld van de nieuwsbrief |
Campaign monitor, Salesforce |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Toestemming | Wanneer een klant zich afmeld van de nieuwsbrief |
Campaign monitor, Salesforce |
| NAW (Volledige naam) | Toestemming | Wanneer een klant zich afmeld van de nieuwsbrief |
Campaign monitor, Salesforce |
Social Media (v2)
Doel: Commerciële overwegingen, branding, informatief
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| NAW (Voornaam) | Toestemming | Wanneer de klant die op de foto of bericht staat vraagt om een bericht te verwijderen. |
Facebook (Instagram), BEEQUIP Website |
| NAW (Voornaam) | Toestemming | Wanneer de leverancier die op de foto of bericht staat vraagt om een bericht te verwijderen. |
Facebook (Instagram), BEEQUIP Website |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Toestemming | Wanneer de klant die op de foto of bericht staat vraagt om een bericht te verwijderen. |
Facebook (Instagram), BEEQUIP Website |
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Toestemming | Wanneer de leverancier die op de foto of bericht staat vraagt om een bericht te verwijderen. |
Facebook (Instagram), BEEQUIP Website |
Wwft: klantacceptatie (v2)
Doel: Het toetsen van nieuwe klanten op klantintegriteit
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam, BTW-nummer, Functie(s), KvK-nummer, UBO (ja/nee)) | Wettelijke verplichting | 5 jaren Na beeindiging van de zakelijke relatie |
FRISS international B.V. |
| Kredietrisico (BKR-registratie) | Gerechtvaardigd belang | 5 jaren Na beeindiging zakelijke relatie |
FRISS international B.V. |
| Uiterlijke kenmerken | Wettelijke verplichting | 5 jaren Na beeindiging zakelijke relatie |
AWS |
| Kredietrisico (Historische procedures) | Gerechtvaardigd belang | 5 jaren Na beeindiging van de zakelijke relatie |
FRISS international B.V. |
| ID (Kopie ID - muv BSN ) | Wettelijke verplichting | 5 jaren Na beëindiging zakelijke relatie. |
AWS |
| Gespreksverslagen | Wettelijke verplichting | 5 jaren Na beeindiging van de zakelijke relatie |
AWS |
| NAW (Volledig adres, Volledige naam) | Wettelijke verplichting | 5 jaren Na beeindiging van de zakelijke relatie |
FRISS international B.V. |
Lease aanvraag
Doel: Aanvragen van een lease om tot een overeenkomst te komen met de klant
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam, BTW-nummer, KvK-nummer) | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Laatste contact moment |
AWS, Salesforce |
| Contact | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Laatste contact moment |
AWS, Salesforce |
| Gespreksverslagen | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Na laatst contact moment |
Salesforce |
| NAW (Volledig adres, Volledige naam) | Uitvoeren overeenkomst | 3 jaren Laatste contact moment |
AWS, Salesforce |
Debiteurenbeheer
Doel: Het laten betalen van leasetermijnen door debiteuren
| Welke gegevens verwerken wij? | Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens? | Hoelang bewaren wij deze gegevens? | Betrokken partijen |
|---|---|---|---|
| Zakelijke klantgegevens (Bedrijfsnaam) | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen overeenkomst |
S4Dunning B.V. |
| Betalingsgegevens (Betalingsachterstand) | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V., Microsoft Ireland Operations Limited |
| Zakelijke klantgegevens (Debiteurenprofiel, Debiteurnummer, KvK-nummer) | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V. |
| Kredietrisico (ECL, Exposure, LGD, Openstaand saldo, PD Rating) | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V. |
| Contact | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V. |
| Gespreksverslagen | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V., Microsoft Ireland Operations Limited, Salesforce |
| Betalingsgegevens (Stornocode) | Gerechtvaardigd belang | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V. |
| NAW (Volledig adres, Volledige naam) | Uitvoeren overeenkomst | 7 jaren Na aflopen van de overeenkomst. |
S4Dunning B.V. |
Ontvangers
Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.
| Ontvanger | Toelichting | Gegevens ontvanger |
|---|---|---|
| S4Dunning B.V. | Credit management software |
, |
| Salesforce | CRM |
, |
| Microsoft Ireland Operations Limited | Office365 | |
| FRISS international B.V. | KYC checks | |
| AWS | Cloud-opslag | |
| Invers B.V. | Ophalen en doorsturen van banktransacties | |
| Recruitee Recruitment Software | recruitment software |
, |
| Thomas International | Assessment |
, |
| Campaign monitor | Opzetten en tracken van marketing acties | |
| Facebook (Instagram) | Sociale media en marketing | |
| BEEQUIP Website | Informatie delen met derden |
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.
Uw rechten
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.
Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.
Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.
U heeft de volgende rechten:
Recht op inzage
Wilt u weten welke persoonsgegevens BEEQUIP van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.
Recht op rectificatie
Blijkt dat uw persoonsgegevens bij BEEQUIP onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.
Recht op vergetelheid
U kunt, in een aantal gevallen, aan BEEQUIP vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.
Recht op dataportabiliteit
U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als BEEQUIP uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die BEEQUIP digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt BEEQUIP vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.
Recht van bezwaar
U heeft in twee situaties het recht aan BEEQUIP te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.
Recht van intrekken van toestemming
Verwerkt BEEQUIP uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.
Technische en organisatorische maatregelen
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:
Technische maatregelen:
- Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen.
- Toegangscontrole: kantoorruimtes zijn met een alarm en laptops/computers zijn beveiligd met een wachtwoord.
- Transmissiecontrole: SSL-certificaat voor websites om bijvoorbeeld formulieren veilig te verzenden.
- Tevens regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de effectiviteit van de technische maatregelen.
Organisatorische maatregelen:
- Werknemers instrueren om sterke wachtwoorden te kiezen of Password Manager te gebruiken, hun scherm te vergrendelen en geen papieren op het bureau te laten liggen.
- Instructies aan het personeel om geen persoonsgegevens met derden te delen, tenzij expliciete toestemming daarvoor is gegeven van bijvoorbeeld de Functionaris Gegevensbescherming.
- Rollen en rechten toekennen in de gebruikte systemen.
- Datalekkenprotocol.
Klacht indienen
Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@beequip.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.
BEEQUIP