Privacyverklaring

Processen

Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.

Algemene communicatie

Doel: Het communiceren van Luyten Adviesgroep met derden en van medewerkers onderling.

In deze privacyverklaring beschrijven wij zo specifiek mogelijk waarom, wanneer en hoe Luyten communiceert. Het kan echter voorkomen dat een bepaalde (uitzonderings)situatie niet direct te vatten is onder één van de beschreven processen. In dat geval hanteren wij onderstaande uitgangspunten omtrent het verwerken van persoonsgegevens.

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om een normale bedrijfsuitoefening te kunnen voeren.

Afspraken nieuwe klanten

Doel: Het maken van een afspraak op locatie bij de nieuwe klant of op kantoor bij Luyten. Dit betreft een kennismakingsgesprek en inventarisatiegesprek.

Om met u een kennismakingsgesprek te plannen, verwerken wij onderstaande gegevens. Mocht u uiteindelijk klant worden, dan worden bepaalde gegevens zoals uw naam uiteraard langer bewaard. Wij verwijzen u daarvoor graag naar de voor u relevante klantprocessen in deze privacyverklaring.

Inventarisatie verzekeringen

Doel: Het inventariseren van de klantbehoefte en klantsituatie, zodat voor Luyten en de relatie duidelijk wordt of er een verzekeringsrelatie aangegaan kan worden.

Wij voorzien u graag van een passend advies omtrent uw mogelijkheden om via ons uw verzekeringspolissen te sluiten. Dit doen we door middel van het inventariseren van uw situatie en de eventuele huidige polissen. Welke van onderstaande gegevens wij precies van u verwerken, hangt af van de specifieke situatie en het type verzekeringen.

Advies en aanvraag verzekeringspolis

Doel: Het aanvragen van de verzekering op basis van een eerder opgestelde offerte.

Dit proces heeft enkel betrekking op relaties van Luyten voor zover zij prospect zijn en (nog) geen verzekeringsrelatie. Op het moment dat wel een verzekeringspolis wordt gesloten, dan geldt de informatie zoals beschreven onder "Beheer verzekeringspolis".

Voor het aanvragen van een verzekeringspolis dienen wij onderstaande persoonsgegevens te verwerken. Dit kunnen diverse persoonsgegevens zijn, maar enkel indien deze noodzakelijk zijn ten behoeve van de relevante verzekeringspolissen. Indien uiteindelijk geen verzekeringspolis wordt gesloten, dan verwijderen wij deze gegevens na 2 jaar.

Beheer verzekeringspolis

Doel: Het beheren van de verzekeringspolis.

Onderstaande informatie is van toepassing in geval u een verzekeringsrelatie van Luyten bent. Heeft u alleen een aanvraag gedaan en bent u (nog) geen klant bij Luyten voor uw verzekeringsportefeuille? Dan verwijzen wij u graag naar de informatie zoals beschreven bij "Advies en aanvraag verzekeringspolis".

Voor het beheren van uw verzekeringspolis(sen) dienen wij onderstaande persoonsgegevens te verwerken. Dit kunnen diverse persoonsgegevens zijn, maar enkel indien deze noodzakelijk zijn ten behoeve van de relevante verzekeringspolissen. Vanuit de wet dienen wij diverse gegevens voor langere tijd te bewaren.

Mijn Luyten

Doel: Het via een online portaal ter beschikking stellen van het eigen dossier aan klanten van Luyten. Tevens kunnen klanten van Luyten via Mijn Luyten schades melden.

In Mijn Luyten wordt diverse informatie getoond aan onze klanten. Er worden geen nieuwe persoonsgegevens verwerkt. De persoonsgegevens die in Mijn Luyten te zien zijn, zijn een verzameling en/of samenvatting van persoonsgegevens die in andere processen worden verwerkt.

Schademelding tussenpersoon

Doel: Het afhandelen van schademeldingen door Luyten Adviesgroep, waarbij Luyten optreedt als assurantietussenpersoon. Hierbij coördineert Luyten met name het proces tussen klant en verzekeraar.

Voor het uitvoeren van een schademelding als tussenpersoon dienen wij de onderstaande persoonsgegevens op te vragen bij zowel de klant, de tegenpartij als getuigen. Dit kunnen allerlei soort persoonsgegevens zijn, maar enkel indien deze noodzakelijk zijn ten behoeve van de afhandeling van de schade.

Bent u als tegenpartij of getuige betrokken bij een schade? Dan verwijzen wij u graag naar onze aparte privacyverklaring voor derden. Deze vind u ook op onze website.

Debiteurenadministratie

Doel: Het voeren van een debiteurenadministratie, inclusief het innen van vorderingen en het eventueel versturen van aanmaningen.

Voor het voeren van onze debiteurenadministratie verwerken wij diverse gegevens. In bepaalde gevallen kunnen dit persoonsgegevens zijn, bijvoorbeeld wanneer onze klant een natuurlijke persoon is. Veel van deze gegevens dient Luyten Adviesgroep op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen voor langere periode te bewaren.

Luyten Adviesgroep werkt met automatische incasso's. Mochten deze incasso's gestorneerd worden dan ontvangen wij daar een stornocode van. De stornocode geeft ons, op hoofdlijnen, inzicht in de reden van het niet kunnen incasseren van de premies.

Audit & Control

Doel: Het uitvoeren van interne audits door Luyten en externe audits door SVC Groep.

Onze werkzaamheden zijn aan strenge wettelijke eisen gebonden. Onderdeel hiervan is dat wij periodiek interne controles moet (laten) uitvoeren. Hierbij kan het zijn dat uw persoonsgegevens worden ingezien, bijvoorbeeld om de kwaliteit van onze dienstverlening te toetsen. Uiteraard zijn hieraan strikte protocollen en geheimhoudingsverklaringen verbonden.

Contractbeheer

Doel: Het beheren van contracten met leveranciers.

Dit proces heeft betrekking op het algemene contractbeheer van contracten die gesloten worden met leveranciers. Afhankelijk van de aard en het doel van het contract verwerken wij de hiervoor benodigde gegevens.

Crediteurenadministratie

Doel: Het voeren van een crediteurenadministratie, inclusief verrichten van betalingen.

Voor het uitvoeren van onze crediteurenadministratie zijn wij wettelijk verplicht diverse gegevens te verwerken. In bepaalde gevallen kunnen dit ook persoonsgegevens zijn; vaak wanneer u als zelfstandige werkzaam bent.

Contactformulier website

Doel: Contact laten opnemen met Luyten via het contactformulier op de website

Op onze website kunt u met ons contact opnemen via het contactformulier. Om vervolgens contact met u op te nemen, hebben diverse gegevens van u nodig. Indien u deze gegevens niet wenst te verstrekken, dan kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen. Ons telefoonnummer vindt u op de website van Luyten.

Mailing

Doel: Het versturen van relevante informatie naar (groepen van) klanten van Luyten.

Wij vinden het belangrijk om u als klant op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen. Bijvoorbeeld met betrekking preventie of nieuwe wetgeving. Hiervoor versturen wij periodiek e-mails. Deze e-mails worden altijd verstuurd naar de doelgroep, waarop de informatie van toepassing is. Zodra u geen klant meer bent, ontvangt u ook geen e-mails meer.

Sollicitanten

Doel: Het voeren van sollicitatieprocedures.

Op het moment dat je bij Luyten Adviesgroep solliciteert, dan ontvangen we graag een motivatiebrief en CV. Zo kunnen we bekijken of er een mogelijke match is. Er volgen dan nog persoonlijke gesprekken om een beter beeld te krijgen; voor jou als sollicitant en voor ons als potentieel nieuwe werkgever.

Sollicitanten in portefeuille

Doel: Het mogelijk benaderen van in eerste instantie afgewezen sollicitanten.

Het is mogelijk dat er in eerste instantie geen match is bij jouw sollicitatieprocedure. In sommige gevallen willen wij je wel op een later tijdstip kunnen benaderen voor een andere vacature. In dat geval vragen wij je of we jouw sollicitatiegegevens langer mogen bewaren.

Cookies, pixels, etc.

Doel: Het laten functioneren van de website en het analyseren van websitebezoek.

Noodzakelijke cookies helpen een website meer bruikbaar te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.

Statistische cookies helpen de eigenaar van de website inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag door anoniem informatie te verzamelen.

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers op websites te volgen. De bedoeling is dat reclame wordt getoond die relevant kunnen zijn voor een individuele gebruiker.

Ontvangers

Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage

Wilt u weten welke persoonsgegevens Luyten Adviesgroep van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat uw persoonsgegevens bij Luyten Adviesgroep onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan Luyten Adviesgroep vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Luyten Adviesgroep uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die Luyten Adviesgroep digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt Luyten Adviesgroep vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft in twee situaties het recht aan Luyten Adviesgroep te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt Luyten Adviesgroep uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam (waar mogelijk) en wachtwoord, waarop het wachtwoordbeleid van toepassing is.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token (waar mogelijk).
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een aparte, afgeschermde mappen.

Organisatorische maatregelen:

• Toegang tot bestanden wordt beperkt via rollen & rechten.
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn.
• Alle medewerkers hebben meerdere AVG- en privacytrainingen gevolgd met betrekking tot kennis & bewustwording.

Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@luyten.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.